Tratamiento y Protección de Datos
MANUAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
- GENERALIDADES
INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S., como empresa fabricante de colchones y somieres, propende por el cumplimiento de la normatividad vigente para su sector en particular y en términos generales a toda norma que reglamente la actividad comercial consagrada en su objeto social. Por tanto, para dar cumplimiento al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, a la ley estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la compañía desarrolla el presente Manual para el Tratamiento de Datos Personales.
Mediante la aplicación de este manual la compañía garantiza la protección de los datos personales y por ende los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de los titulares de nuestras bases de datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán estrictamente por los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano.
- APLICACIÓN Y ALCANCE
El presente manual aplica para el tratamiento de los datos personales que obtenga y administre INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S., en el desarrollo de su objeto social.
En especial aplica para el manejo de las bases de datos personales de clientes, trabajadores, contratistas, proveedores, aliados estratégicos o demás contactos que maneje la compañía, entre otras, en las cuales trate o intercambie datos personales en razón del desarrollo de las actividades comerciales propias de su objeto social.
- DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- PRINCIPIOS RECTORES
Este Manual de Tratamiento de Datos Personales se regirá por los siguientes principios:
Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a su marco legal.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y le ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización ó en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados ó que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento ó del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y del marco legal acá referido, de manera que el tratamiento sólo podrá hacerse por las personas que autorice el titular o las que la ley disponga.
Los datos personales no podrán estar en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte del responsable ó encargado del tratamiento a que se refiere esta política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso ó acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro ó comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en el marco legal antes citado.
- CLASIFICACIÓN DE DATOS
En desarrollo del régimen general de protección de datos personales INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. se acoge a la clasificación establecida por éste:
❖ Dato personal. ❖ Dato público. ❖ Dato privado. ❖ Dato sensible.
- DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
6.1. DERECHO DE LOS TITULARES: El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
❖ Solicitar prueba de la autorización para la utilización de datos personales por parte
de INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. ❖ Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. ❖ Suministrar sus datos personales únicamente a aquellas personas que la Ley ó
Usted nos autoricen. ❖ Ser informado del uso que le demos a sus datos personales. ❖ Solicitar una relación de sus datos personales obrantes en INDUSTRIAS CELCO
DEL NORTE S.A.S ❖ Revocar la autorización para tratar sus datos personales.
❖ Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, si considera que INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S, en cualquier forma, ha desconocido el derecho a la protección y adecuado tratamiento de sus datos personales.
6.2. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR: El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
❖ El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del
mismo. ❖ El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. ❖ Los derechos que le asisten como Titular. ❖ La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del
tratamiento.
El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.
6.3. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. solicitará los titulares de los datos personales su autorización previa, clara, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales en el formato de solicitud para autorización del tratamiento de datos personales, entregado a los titulares de los datos.
Así mismo informará debidamente al titular de dichos datos el uso o finalidad que le brindará a sus datos personales durante el tratamiento. INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. conserva la prueba de la autorización otorgada por cada uno de los titulares de los datos personales para su tratamiento, por medio de archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
La autorización informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
❖ Los datos personales que serán recolectados. ❖ La identificación y datos de contacto del responsable del tratamiento.
❖ Las finalidades específicas del tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los datos personales. ❖ Cuáles son los derechos que tiene como titular de los datos personales. ❖ El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
6.4. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
❖ Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial. ❖ Datos de naturaleza pública. ❖ Casos de urgencia médica o sanitaria. ❖ Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos. ❖ Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en el presente manual y en la Ley.
6.5. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN: La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular.
La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
6.6. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN: La información que reúna las condiciones establecidas en el presente manual podrá suministrarse a las siguientes personas:
❖ A los Titulares, sus herederos o sus representantes legales. ❖ A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o
por orden judicial. ❖ A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
6.7. AVISO DE PRIVACIDAD: INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. cuenta con una política de privacidad la cual se encuentra disponible en su domicilio: Calle 18N # 5-30 Zona Industrial – Cúcuta – Colombia.
- PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos que se describen a continuación solo pueden ser requeridos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre y cuando se verifique la identidad o la representación.
7.1. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR DATOS: INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. en cumplimiento de los preceptos legales del régimen general de protección de datos personales, procederá a permitir al titular o representante de los datos personales conocerlos, corregirlos, actualizarlos, rectificarlos o suprimirlos, presentando previa solicitud en los términos señalados.
La solicitud del formulario para realizar los procedimientos se solicitará a través del correo electrónico: industriascelco@yahoo.com, el cual deberá ser diligenciado en su totalidad y enviado nuevamente al correo mencionado.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
7.2. PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES: El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, diligenciando el formulario que se solicitará a través del correo electrónico: industriascelco@yahoo.com y elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento en los términos del procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales. El trámite y los términos para resolver dicha solicitud será el consagrado en el artículo 9 de la ley 1581 de 2012.
- DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
❖ Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular. ❖ Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y
los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. ❖ Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
protección de datos, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
❖ Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales. ❖ Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente política. ❖ Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los
términos establecidos en esta política. ❖ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. ❖ Actualizar la información cuando sea necesario. ❖ Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
- DEL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país.
El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
Todos los responsables del tratamiento deberán registrar las bases de datos que estén a su cargo ante la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos establecidos.
- VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política regirá partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.
- DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.industriascelco.com.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos.
- MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
- FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 01 de Mayo de 2017 y entra en vigencia a partir del día 30 de Junio de 2017. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.industriascelco.com.co. Se debe agregar a la página web el aviso de privacidad de INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. con el propósito de dar un adecuado tratamiento a sus datos personales de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Colombiano reglamentado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2014. El cual regula el derecho que tiene las personas de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales cuando sean objeto de tratamiento de personas naturales o jurídicas en sus bases de datos. Se debe solicitar la autorización para proceder a almacenar y tratar sus datos personales.
Le comunicamos que INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. cuenta con un Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales en el cual se establecen los lineamientos para tratar sus datos, la cual se encuentra publicada en sus oficinas ubicadas en la Calle 18N # 5-30 Zona Industrial – Cúcuta – Colombia.
El titular de los datos personales tiene todo el derecho de conocer, corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. Si su deseo es realizar cualquiera de estas acciones, lo invitamos a consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales de INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. para conocer el procedimiento que debe realizar para enviar su solicitud, o comuníquese con nosotros a: INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. Calle 18N # 5- 30 Zona Industrial – Cúcuta – Colombia, o a los teléfonos: (+7) 5781290 – 5783083 – 5780478 o al correo electrónico: industriascelco@yahoo.com.
INDUSTRIAS CELCO DEL NORTE S.A.S. De acuerdo a lo reglamentado por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, queda autorizada de manera expresa para tratar sus datos personales. Sin embargo, usted podrá revocar la presente autorización cuando lo estime conveniente.
